Trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa và khai báo thủ tục hải quan, Invoice là chứng từ quan trọng không thể thiếu. Vậy Invoice là gì? Bài viết sau đây của GiaiNgo sẽ giải thích chi tiết về Invoice và những điều liên quan.
Invoice hay còn gọi là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Trong hóa đơn ghi chép đầy đủ các thông tin như số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và thành tiền.
Invoice trong Facebook là một dạng tài khoản quảng cáo mà Facebook cung cấp cho Agency, với hạn mức tín dụng lớn (Line of Credit) trong quá trình quản lý thanh toán. Thường được gọi tắt là Tài khoản Voi Facebook.
Tài khoản Invoice sẽ chi tiêu liên tục đến khi hết hạn mức tín dụng thì thôi. Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán cho Facebook một lần khi đạt hạn mức hoặc cuối tháng. Khác với tài khoản quảng cáo thông thường sẽ bị giới hạn chi tiêu hàng ngày.
Các doanh nghiệp sau khi chi tiêu hết hạn mức tín dụng sẽ thanh toán sau cho Facebook. Các Agency thì có thể nhận mức chiết khấu từ hạn mức tín dụng này.
Invoice trong xuất nhập khẩu là chứng từ thương mại, được phát hành bởi người bán cho người mua theo thỏa thuận. Đây là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương cũng như trong bộ hồ sơ khai báo hải quan.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả. Điều này khác với hóa đơn bán hàng trong nước.
Trên hóa đơn (Invoice) yêu cầu phải thể hiện rõ nội dung: số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để tiến hành thanh toán, đóng thuế hay khai báo hải quan.
Hiện tại có 2 loại Invoice chủ yếu đó là Proforma Invoice và Commercial Invoice.
Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)
Hóa đơn này được lập ra cho sự thỏa thuận giữa hai bên người mua và người bán. Khi người mua gửi đơn đặt hàng (PO), với thông tin về đơn gửi vừa nhận được thì người bán sẽ gửi hóa đơn chiếu lệ (PI) cho người mua, để họ chấp thuận với giá cả; và thanh toán tiền cọc hoặc thanh toán 100%.
Proforma Invoice không có giá trị thanh toán. Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa. Thời điểm phát hành PI không có quy định rõ ràng, nhưng thường là trước khi giao hàng lên tàu.
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
Là hóa đơn thương mại trong giao dịch hàng hóa, có chức năng pháp lý và thanh toán thuế. Thời điểm thực hiện hóa đơn thương mại là sau khi hàng hóa được đưa lên container và xếp lên tàu.
Người bán gửi cho người mua CI và những chứng từ liên quan về vận đơn, chứng nhận xuất xứ,… để người mua thực hiện thanh toán hàng. Yêu cầu để giao dịch được thực hiện là người mua phải chi trả đúng đủ số tiền đã ghi trong CI cho người bán.
Invoice là rất cần thiết trong hoạt động thương mại và xuất nhập khẩu. Bởi vì Invoice là một trong những chứng từ quan trọng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai báo hải quan.
Invoice được xem là bằng chứng giúp người mua đảm bảo được một số quyền lợi như: Xác định quyền sở hữu đối với sản phẩm, dịch vụ, số lượng, giá cả,… Từ đó có căn cứ để khiếu nại về chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như yêu cầu về các chế độ bảo hành,…
Invoice được lập ra nhằm mục đích làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Invoice cũng xác nhận về nghĩa vụ thực hiện giữa hai bên theo thỏa thuận. Người bán cung cấp lô hàng cho người mua; người mua phải có trách nhiệm thanh toán số tiền đầy đủ được ghi trên Invoice cho người bán.
Ngoài ra, trên Invoice ghi chép chi tiết những thông tin về số tiền thanh toán, cùng một số điều kiện kèm theo về hàng hóa, điều kiện thanh toán, số lượng hàng hóa. Những thông tin này làm căn cứ để hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ mua bán của mình.
Bởi vì Invoice là một chứng từ thương mại rất quan trọng, đặc biệt là trong mua bán xuất nhập khẩu. Vậy nên tuyệt đối không để xảy ra bất kỳ một lỗi sai nào dù là nhỏ nhất. Chỉ mỗi lỗi nhỏ cũng khiến giao dịch gặp vấn đề.
Trước khi làm Invoice, bạn nên cẩn trọng và tìm hiểu kĩ để tránh xảy ra sai sót. Dưới đây là một số lưu ý cho bạn khi làm hợp đồng thương mại Invoice:
Trong quá trình lập hóa đơn thương mại, nhiều công ty vẫn hay bị sai sót một số thông tin quan trọng và bị hải quan bắt lỗi. Dưới đây là những lỗi thường gặp trong hóa đơn thương mại:
Hy vọng những thông tin trên của GiaiNgo đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Invoice là gì và vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu. Để lại phản hồi nếu bạn có bất kì thắc mắc gì. Hẹn gặp lại bạn ở bài viết sau nhé!
